Bàn về cách trình bày bày viết

Bàn về cách trình bày bày viết

Bạn đã bao giờ gặp phải tình trạng thế này chưa: lần thứ "n" phải chat với một đứa bạn viết tiếng Việt không dấu; nhận được một cái email của đồng nghiệp lời lẽ rất trịnh trọng nhưng lại không có lời chào, cũng không có chữ ký; tiếp đó là đọc các blog của bạn bè, thấy số lượng lỗi chính tả rất nhiều... Tất cả những thứ đó tồn tại rồi kéo dài như một sự khó chịu âm ỉ. Bạn có công nhận điều này không: bài viết trên blog nào được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, dễ đọc thì chủ nhân của blog đó chắc chắn đã, đang hoặc có tiềm năng là một blogger chuyên nghiệp. Nhưng đôi khi không phải tác giả không quan tâm tới người đọc, mà nguyên nhân là họ đã bỏ qua những kiến thức, kinh nghiệm cơ bản trong cách trình bày văn bản, do đó đạt hiệu quả thấp trong việc truyền đạt thông tin và phần lớn sẽ gây khó chịu cho người đọc. Một số phương pháp trình bày bạn có thể áp dụng linh hoạt, nhưng một số khác thuộc về quy định và bạn phải tuân theo. Bài viết này xin cùng bạn phân tích cách trình bày bài viết hiệu quả nhất.

Lý thuyết: Hãy hiểu rằng bước đầu tiên của viết là để đọc được và người đọc không phải ai cũng có khả năng hiểu dễ dàng như nhau

Trước tiên, hãy cùng suy luận một cách logic. Đằng sau rất nhiều nguyên nhân, mục đích, ta hiểu đơn giản rằng: Viết là truyền tải thông tin tới người đọc. Việc viết được coi là thành công khi người đọc hiểu tốt những gì đã viết. Hàng ngày, người người, nhà nhà đều thực hiện công việc này, miệt mài và chăm chỉ. Nhưng đó chưa phải điều nói lên bản chất thật sự. Ta có sơ đồ gồm 4 bước:

Mỗi một bước trong sơ đồ này đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu đối với bước sau nó. Cụ thể, nếu không có bước trước thì không thể thực hiện bước sau, và chất lượng của bước trước ảnh hưởng tới bước sau. Nhưng bạn đã nhận ra điểm mấu chốt trong sơ đồ này chưa? Nếu bạn là người viết, hãy tập trung toàn lực vào mắt xích đầu tiên: Viết --> Đọc. Nếu bạn gây khó khăn cho việc Đọc, thì việc Suy nghĩ cũng sẽ bất lợi, và ảnh hưởng tới mục đích Hiểu vấn đề. Bạn chỉ có thể thực hiện bước đầu tiên còn 3 bước sau thuộc về người đọc, mà kiến thức và tư duy của mỗi người đọc lại không giống nhau, vì vậy hãy tin chắc rằng mức độ khó khăn sau mỗi bước sẽ có thể tăng lên theo cấp số nhân.

Thực hành: Tuân theo 2 quy tắc Rõ ràng và Mạch lạc

Vậy vấn đề là làm cho người đọc "có thể đọc". Đơn giản thôi, tuân theo 2 điều sau: Rõ ràng và Mạch lạc.

Hai điều này thường đi cạnh nhau, chúng tương trợ cho nhau nhưng nghĩa của chúng không giống nhau:

• Rõ ràng: tính từ chỉ sự thể hiện tường tận, cụ thể và dễ tiếp thu. Viết rõ ràng giúp người đọc thực hiện bước đầu tiên của họ là tiếp nhận thông tin được tốt hơn.
• Mạch lạc: tính từ thể hiện sự quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận. Ta có thể viết rất rõ ràng hai đoạn văn, nhưng nếu hai đoạn văn không có ngữ, nghĩa liên quan tới nhau và được đặt chung trong một bài viết thì người đọc vẫn không hiểu bạn muốn viết gì. Mạch Lạc không phải là từ thuần Việt, Mạch là đường máu chảy, Lạc là dây thần kinh. Nghĩa đen của Mạch Lạc là máu và dây thần kinh luôn liên quan tới nhau.

Nếu bạn có hứng thú, thì sau đây chúng ta lại tìm hiểu tiếp: Rõ ràng và Mạch lạc, trong đó ẩn chứa những vấn đề gì và làm sao để viết một cách rõ ràng, mạch lạc?

Viết rõ ràng

1. Không gây khó chịu cho mắt

Tại sao khi tập viết chữ từ những ngày đầu tới trường, ta được làm quen với vở, tập ô li chứ không phải là dòng kẻ ngang như những lớp lớn hơn? Điều đó giúp cho khi viết chữ bằng tay, chữ của ai cũng đều có kích cỡ giống nhau và khoảng cách dòng giống nhau. Chuẩn mực đó giúp con người rất nhiều trong việc tiếp nhận thông tin chữ viết, góp phần phát triển xã hội văn minh. Trong soạn thảo văn bản bằng máy tính cũng vậy, đừng chọn cỡ chữ quá to hoặc quá bé, cũng như phải giữ khoảng cách dòng vừa phải. Người đọc quen như vậy rồi.
Ngoài ra bạn hãy nhớ rằng màu của chữ cần được phân biệt tốt với nền. Khi viết chữ xanh lá cây trên nền đỏ, bạn sẽ thấy mắt mình nhảy múa. Không phải ngẫu nhiên mà thành ngữ "Giấy trắng mực đen" được dùng để chỉ sự minh bạch, rõ ràng.

2. Không có lỗi chính tả, ngữ pháp

Lỗi chính tả xuất hiện theo 2 hướng: khách quan và chủ quan. Trong soạn thảo văn bản trên máy tính thì thường là khách quan: gõ sai ký tự do sơ xuất. Bạn nên học cách gõ 10 ngón trên bàn phím để tay không bị mỏi và giảm số lượng lỗi ký tự. Tuy nhiên, nhiều khi lỗi xảy ra do chủ quan, xuất phát từ vốn từ vựng của người viết. Vì vậy khi gặp một từ mà bạn không rõ về cách viết, đừng vội, hãy tìm hiểu hoặc tra từ điển để đảm bảo chính xác trước khi viết. Bạn đã bao giờ băn khoăn "Xán lạn" hay "Sáng lạng" mới là đúng, hay khi nào thì dùng "truyện" hoặc "chuyện"? Hãy cố gắng viết theo chuẩn ngôn ngữ quốc gia, đừng viết theo ngôn ngữ địa phương (ví dụ: viết "bình tĩnh" chứ đừng "bình tỉnh"). Ngoài ra, không nên cho ngôn ngữ nói vào trong văn bản viết, trừ khi đó là lời trích dẫn (ví dụ: "may mắn" chứ không phải "may mắng").

Lỗi ngữ pháp thường ít xảy ra hơn lỗi chính tả, nhưng một khi xảy ra, nó giúp phá huỷ nhanh chóng câu văn hay cả đoạn văn mà bạn viết. Nếu không phải trong văn nghệ thuật, hãy hạn chế hết sức những câu văn thiếu chủ ngữ hay vị ngữ. Với một câu văn mà ý của nó quá dài, hãy chia thành 2 câu để dễ diễn tả hơn.

Bạn nên tâm niệm điều này: lỗi chính tả hay ngữ pháp chính là "Con sâu làm rầu nồi canh", nó khiến blog hay website của bạn bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp một cách trầm trọng mà chưa cần xem qua các khía cạnh khác.

3. Tuân theo các quy tắc soạn thảo văn bản

Bạn có biết điểm khác nhau lớn nhất giữa soạn thảo văn bản trên máy tính với viết tay và đánh máy chữ là gì không? Đó chính là: khi viết tay hoặc đánh máy chữ, bạn phải xuống dòng thủ công khi độ dài của dòng đạt đến giới hạn của mép giấy; nhưng khi soạn thảo trên máy tính, máy sẽ tự động xuống dòng cho bạn khi hết độ dài của dòng, bạn chỉ phải tự mình xuống dòng khi kết thúc đoạn văn. Hẳn ai cũng biết điều đó, nhưng nó vẫn là nguyên nhân chính của phần lớn sai phạm khi soạn thảo bằng máy tính. Hãy xem qua một số quy tắc quan trọng:

• Khi gõ văn bản, tuyệt đối không dùng Enter để xuống dòng khi hết dòng hoặc hết chiều ngang không gian soạn thảo. Hãy để máy tính tự động làm việc đó. Chỉ xuống dòng khi kết thúc một đoạn văn hoàn chỉnh.
• Trên văn bản máy tính không có trường hợp dòng đầu tiên của đoạn văn lùi vào một khoảng cách so với lề (trừ các đoạn văn trong tác phẩm văn học hoặc truyện). Đừng dùng khoảng trắng bằng dấu cách để chỉnh lề cho câu văn hoặc đoạn văn. Giữa các từ chỉ dùng 1 dấu trắng duy nhất để phân cách.
• Toàn bộ các dấu ngắt câu: chấm, phảy, chấm phảy, hai chấm, hỏi chấm, chấm than đều phải được gõ sát với từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu cách nếu sau đó vẫn còn nội dung khác. Lý do: các từ được máy tính phân biệt với nhau bằng các dấu cách, nếu dấu ngắt câu không đứng sát với từ nào thì máy tính hiểu nó là một từ riêng, nếu nó sát với từ đứng sau nó thì khi xuống dòng các dấu ngắt có thể đứng ở đầu dòng; các trường hợp này đều làm sai ý nghĩa của chúng.
  Ví dụ sai: Lorem ipsum , dolor   sit amet ,consectetur  adipiscing elit.
  Ví dụ đúng: Lorem ipsum, dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.
• Các dấu mở ngoặc đơn, mở ngoặc kép hoặc mở dấu nháy được hiểu là ký tự đầu từ, chúng phải được viết sát vào ký tự tiếp theo. Tương tự các dấu đóng ngoặc, đóng dấu nháy phải được viết sát vào ký tự đứng trước.
  Ví dụ sai: Lorem (ipsum )dolor sit( amet), " consectetur " adipiscing ( elit ) .
  Ví dụ đúng: Lorem (ipsum) dolor sit (amet), "consectetur" adipiscing (elit).

LÀM CHO MỌI THỨ TRỞ NÊN RÕ RÀNG SẼ KHIẾN NGƯỜI ĐỌC DỄ HIỂU

Viết mạch lạc

1. Sắp xếp các phần khác nhau trong bài viết theo trình tự hợp lý

Chắc chắn rằng bạn sẽ có lúc phải chia nhỏ bài viết của mình thành các đề mục để phân tích riêng về từng vấn đề nhỏ một. Khi đó trình tự hợp lý luôn có tác dụng âm thầm mà mạnh mẽ. Trong bài viết kể lại một chuỗi sự kiện đã xảy ra, người đọc sẽ bỡ ngỡ nếu bạn đặt sự kiện xảy ra sau lên trước và ngược lại. Tương tự như vậy, kết quả không thể xảy ra trước nguyên nhân. Một ví dụ nữa: bạn không thể sắp đặt đề mục "Bóng đá" ngang hàng với đề mục "Thể thao", mà bắt buộc phải sắp xếp mục này nằm trong mục kia.

Như vậy lần lượt qua những ví dụ trên, có một số loại trình tự cơ bản mà bạn cần nắm rõ: Trình tự thời gian, Trình tự Logic và Trình tự bao hàm. Trên thực tế, không phải lúc nào các luận điểm trong bài viết của bạn cũng rõ nghĩa và dễ sắp xếp như trong các ví dụ này, nhiệm vụ của bạn là phải tìm ra, thậm chí tạo nên trình tự cho chúng một cách hợp lý. Nó giống như công việc của một người đạo diễn vậy. Những blogger chuyên nghiệp luôn tạo ra trình tự này trong đầu trước khi đặt tay gõ dòng đầu tiên của bài viết.

NỘI DUNG CẦN GẮN KẾT VÀ ĐƯỢC SẮP XẾP HỢP LÝ

2. Sử dụng liên từ, tạo kết nối giữa các ý, các đoạn văn

Giữa các đoạn văn trong một bài viết nhất thiết phải có sự liên quan, và sự liên quan đó càng dễ hiểu càng tốt. Sử dụng các liên từ ở đầu hoặc cuối đoạn văn để kết nối với các đoạn văn lân cận là một cách hiệu quả. Nếu không thể làm vậy, ít nhất các câu trong mỗi đoạn văn phải chứa ý nghĩa có liên quan tới nhau hoặc liên quan tới cùng một vấn đề. Những điều đó không những giúp người đọc đỡ "mệt" để hiểu, mà còn khiến bài viết của bạn cuốn hút hơn.

3. Sử dụng các phương tiện minh hoạ có liên quan

Cụ thể là không nên minh hoạ bằng hình ảnh, liên kết, video không liên quan nhiều tới nội dung bài viết. Bạn thậm chí có thể dùng hình ảnh trừu tượng hoặc hài hước có khả năng gây nên những sự liên tưởng thú vị của người đọc, nhưng nếu chúng không liên quan tới nội dung bạn đang đề cập thì kết quả vẫn bằng 0. Ngoài ra nên chú ý tới vị trí đặt hình minh hoạ, phải gần kề với câu, đoạn văn được minh hoạ. Nếu sử dụng tốt các phương tiện minh hoạ, bài viết của bạn không những giúp người đọc hiểu vấn đề rõ hơn mà còn khiến họ cảm thấy "vui" khi đọc.

4. Thống nhất về ngôn ngữ

Nếu bạn hướng tới người đọc là người Việt, hãy viết Tiếng Việt. Chỉ nên mô tả một từ, cụm từ hay trích dẫn bằng tiếng nước ngoài nếu việc đó giúp người đọc dễ hiểu hơn. Google cũng chia vùng miền cho kết quả tìm kiếm để giải quyết vấn đề khác biệt ngôn ngữ viết, tại sao bạn phải tự làm khó người đọc của mình? Thêm một điều nữa bạn nên nhớ: Tiếng Việt không dấu không còn là Tiếng Việt.

Kết luận

Trong phần kết luận này, xin đưa ra một ví dụ hai chiều: Khi chiếc xe hết xăng, ta có thể kết luận nó không đi được; nhưng khi chiếc xe không đi được, ta chưa thể kết luận rằng nó hết xăng. Vấn đề trình bày bài viết cũng vậy: ngắn gọn luôn dễ hiểu, nhưng dễ hiểu không nhất thiết phải ngắn gọn. Cuộc sống luôn có những góc nhìn đa chiều và blog của bạn sẽ có ngày phải viết một bài dài với những ý tưởng phức tạp. Hy vọng một số phân tích về cách trình bày bài viết ở trên có thể giúp bạn hệ thống lại một cách hiệu quả những điều cần làm với bài viết của mình trước khi xuất bản chúng. Điều cuối cùng, xin bạn luôn nhớ rằng: kiểm tra lại bài viết nhiều lần trước khi đăng luôn phát huy tác dụng trong mọi trường hợp.